Configurare un prodotto complesso non significa semplicemente scegliere alcune opzioni da un catalogo.
Quando aumentano varianti, componenti, accessori e possibilità di personalizzazione, cresce anche il numero di regole che determinano quali configurazioni siano tecnicamente realizzabili. A queste si aggiungono prezzi, condizioni commerciali, tempi di consegna e richieste specifiche del cliente.
Per molte aziende manifatturiere questa complessità emerge soprattutto durante la fase di vendita.
Il commerciale deve comprendere ciò che il cliente richiede, verificare se sia tecnicamente fattibile, identificare la configurazione corretta, determinarne il prezzo e infine preparare un’offerta.
Quando queste verifiche dipendono da fogli Excel, cataloghi, conoscenze individuali o continui confronti con l’ufficio tecnico, la preparazione dell’offerta può diventare lenta e soggetta a errori.
Il rischio non è soltanto impiegare troppo tempo per elaborare un preventivo.
È arrivare a proporre una configurazione che non può essere prodotta, un prezzo che non riflette ciò che è stato configurato oppure un’offerta che non contiene tutte le informazioni necessarie alle fasi successive.
È in questo contesto che nasce il CPQ, una tecnologia pensata per strutturare il processo che porta dalla richiesta del cliente alla configurazione del prodotto, alla determinazione del prezzo e alla generazione dell’offerta.
CPQ significato: cosa significa Configure, Price, Quote
L’acronimo CPQ significa Configure, Price, Quote, cioè configurazione, determinazione del prezzo e generazione dell’offerta.
I tre termini descrivono le fasi fondamentali del processo che un sistema CPQ permette di gestire.
Non si tratta però semplicemente di tre funzionalità separate.
Il valore del CPQ deriva dal fatto che configurazione, prezzo e offerta rimangono collegati tra loro: ciò che viene configurato determina il prezzo e le informazioni generate durante la configurazione vengono utilizzate per costruire l’offerta.
Vediamo più precisamente cosa significa.
Configure: configurare il prodotto
La prima fase consiste nel determinare quale prodotto può essere proposto al cliente sulla base delle sue esigenze e delle regole definite dall’azienda.
Per un prodotto semplice potrebbe essere sufficiente scegliere un modello e alcuni optional.
La situazione cambia quando il prodotto presenta numerose varianti e dipendenze.
Una determinata motorizzazione potrebbe richiedere uno specifico sistema di alimentazione. Un accessorio potrebbe essere disponibile soltanto per alcuni modelli. Due opzioni potrebbero essere incompatibili. Una particolare dimensione potrebbe richiedere componenti differenti.
Il CPQ utilizza queste regole per guidare la configurazione e impedire, o segnalare, combinazioni non valide.
In questo modo il commerciale non deve necessariamente conoscere a memoria tutte le relazioni tecniche che determinano la configurabilità del prodotto.
Le conoscenze necessarie vengono trasformate in regole utilizzabili durante il processo di vendita.
Price: determinare il prezzo
Una volta definita la configurazione, è necessario stabilirne il prezzo.
Anche questo passaggio può diventare complesso.
Il prezzo finale può dipendere dal modello di partenza, dalle opzioni selezionate, dalle quantità, dalle condizioni commerciali, dal mercato, dal cliente oppure da eventuali personalizzazioni.
In assenza di un processo strutturato, queste informazioni possono essere distribuite tra listini, fogli di calcolo e regole conosciute soltanto da alcune persone.
Il CPQ permette invece di applicare logiche di pricing coerenti con la configurazione scelta.
Se cambia il prodotto configurato, può cambiare di conseguenza anche il prezzo.
Questo collegamento riduce la necessità di ricalcoli manuali e soprattutto limita il rischio che prodotto proposto e valore economico dell’offerta non siano coerenti.
Quote: generare l’offerta
La terza fase riguarda la produzione dell’offerta commerciale.
Una volta stabiliti configurazione e prezzo, il sistema dispone già di gran parte delle informazioni necessarie per generare il documento destinato al cliente.
L’offerta può così riportare prodotti, opzioni, quantità, prezzi, condizioni e altre informazioni definite durante le fasi precedenti.
Il vantaggio non consiste soltanto nel creare più velocemente un documento.
L’aspetto importante è che l’offerta deriva direttamente dalla configurazione che è stata verificata e valorizzata.
Si riduce quindi il rischio di riportare manualmente dati differenti rispetto a quelli utilizzati per costruire il preventivo.
Configure, Price e Quote formano così un unico processo:
esigenza del cliente → configurazione valida → prezzo coerente → offerta
Cos’è un software CPQ
Un software CPQ è un sistema che supporta e struttura il processo di configurazione di prodotti o servizi, determinazione del prezzo e preparazione delle offerte commerciali.
È particolarmente utile quando ciò che viene venduto non è completamente standardizzato.
Pensiamo a un produttore di macchinari industriali.
Una macchina può essere disponibile in diverse dimensioni, configurazioni, livelli di automazione e accessori. Alcune opzioni possono essere liberamente combinate, altre richiedono modifiche tecniche e altre ancora possono essere incompatibili.
Per preparare un’offerta corretta non basta quindi conoscere il listino.
Bisogna sapere cosa può essere configurato, secondo quali regole e con quali conseguenze economiche.
Il CPQ permette di formalizzare questa conoscenza.
Le regole che prima potevano essere contenute nei cataloghi, nei fogli Excel o nell’esperienza dei tecnici diventano parte del processo di configurazione.
Il commerciale viene guidato nella costruzione della soluzione e può verificare progressivamente la compatibilità delle scelte effettuate.
Per questo un CPQ non dovrebbe essere considerato soltanto un software per creare preventivi.
Il preventivo è l’output finale di un processo che inizia molto prima, quando le esigenze del cliente devono essere trasformate in una configurazione concretamente vendibile.
CPQ, configuratore di prodotto e software per preventivi: sono la stessa cosa?
I termini vengono talvolta utilizzati come sinonimi, ma descrivono concetti differenti.
Un configuratore di prodotto ha come obiettivo principale guidare la selezione delle caratteristiche e delle varianti disponibili.
Può quindi aiutare l’utente a costruire una configurazione valida sulla base di regole e dipendenze.
Un software per preventivi, invece, è orientato principalmente alla preparazione del documento economico e commerciale da presentare al cliente.
Il CPQ collega questi due aspetti e aggiunge la gestione delle logiche di prezzo.
La differenza non è soltanto terminologica.
In un processo CPQ, la configurazione determina ciò che può essere venduto; le caratteristiche selezionate contribuiscono a determinare il prezzo; configurazione e prezzo alimentano infine l’offerta.
Le tre fasi rimangono quindi collegate.
Per questo il CPQ diventa particolarmente interessante quando l’azienda deve vendere prodotti configurabili o complessi, per i quali preparare un’offerta richiede competenze che vanno oltre la semplice applicazione di un listino.
Come funziona un CPQ
Il funzionamento di un software CPQ può essere rappresentato attraverso un flusso che parte dalle esigenze del cliente e arriva alla generazione dell’offerta:
Richiesta → Configurazione → Validazione → Prezzo → Approvazione → Offerta
La sequenza può cambiare in funzione dell’organizzazione, ma permette di comprendere la logica generale.
1. Raccolta delle esigenze
Il processo inizia dalle informazioni necessarie per capire cosa sta cercando il cliente.
Invece di partire necessariamente da un codice prodotto, il configuratore può guidare il commerciale attraverso domande e parametri.
Dimensioni, prestazioni, capacità produttiva, ambiente di utilizzo, accessori o altre caratteristiche possono contribuire a determinare la soluzione più adatta.
Questo approccio è particolarmente utile quando il cliente descrive un’esigenza, mentre l’azienda deve tradurla in una configurazione tecnica.
2. Configurazione del prodotto
Sulla base delle informazioni raccolte vengono selezionati prodotto, varianti e opzioni.
Durante questa fase entrano in gioco le regole di configurazione.
Il sistema può impedire combinazioni incompatibili, rendere obbligatori alcuni componenti quando vengono effettuate determinate scelte oppure proporre soltanto le opzioni disponibili per quella specifica configurazione.
Il numero teorico di combinazioni può essere enorme, ma il commerciale viene guidato soltanto verso quelle ammesse dalle regole aziendali.
3. Validazione della configurazione
Prima di procedere con l’offerta è necessario verificare che la configurazione ottenuta sia coerente.
Per le configurazioni standard questa verifica può essere gestita attraverso regole già definite.
Quando emerge invece una richiesta che esce dal perimetro conosciuto, può essere necessario coinvolgere l’ufficio tecnico.
È un passaggio importante perché un CPQ non deve necessariamente eliminare qualsiasi intervento dell’engineering.
Deve piuttosto evitare di coinvolgerlo quando la conoscenza necessaria può essere formalizzata attraverso regole, lasciando ai tecnici le situazioni che richiedono realmente una valutazione.
4. Determinazione del prezzo
Una volta validata la configurazione, il sistema può determinarne il valore economico applicando le regole previste.
Il calcolo può tenere conto della configurazione, degli optional, delle quantità e delle condizioni commerciali definite dall’organizzazione.
In questo modo configurazione tecnica e prezzo non procedono su due percorsi indipendenti.
5. Eventuali approvazioni
Alcune offerte possono richiedere un’approvazione prima di essere inviate.
Può accadere, per esempio, quando viene applicato uno sconto superiore a una determinata soglia oppure quando la configurazione comprende elementi non standard.
Il processo CPQ può quindi includere workflow di approvazione coerenti con le regole dell’azienda.
6. Generazione dell’offerta
Una volta completate le verifiche, le informazioni raccolte possono essere utilizzate per generare l’offerta.
Il documento finale nasce così da un processo nel quale ciò che viene proposto, il relativo prezzo e le condizioni commerciali sono stati costruiti in maniera coerente.
Perché nasce l’esigenza di un CPQ
Finché un’azienda vende pochi prodotti standard, configurazione e preventivazione possono essere relativamente semplici.
La complessità aumenta quando crescono le possibilità di scelta.
Ogni variante aggiunge nuove combinazioni. Le dipendenze tra opzioni aumentano. Le eccezioni diventano più frequenti e parte della conoscenza necessaria per vendere il prodotto rimane concentrata nelle persone più esperte.
Il processo commerciale può così iniziare a dipendere continuamente dall’ufficio tecnico.
Il venditore riceve la richiesta, prepara una possibile configurazione, chiede una verifica all’engineering, corregge la proposta, richiede nuovamente informazioni sui costi e soltanto dopo può completare l’offerta.
Questo modello può funzionare, ma diventa progressivamente difficile da scalare.
I tempi di risposta aumentano e l’ufficio tecnico dedica una parte significativa delle proprie risorse a verificare configurazioni che, in molti casi, seguono regole già conosciute.
È qui che emerge uno degli obiettivi principali del CPQ:
trasformare la conoscenza ripetibile utilizzata per configurare e quotare il prodotto in regole disponibili durante il processo commerciale.
Il commerciale può così acquisire maggiore autonomia sulle configurazioni standard, mentre l’engineering interviene principalmente quando emerge una vera eccezione.
Il vantaggio non consiste quindi soltanto nel produrre offerte più velocemente.
Consiste nel creare un processo nel quale ciò che viene venduto rimane coerente con ciò che l’azienda è in grado di realizzare.
Le regole di configurazione: il cuore di un software CPQ
La capacità di generare rapidamente un’offerta è uno degli effetti più visibili di un CPQ, ma non è ciò che ne determina realmente il valore.
Il cuore del sistema è costituito dalle regole di configurazione.
Sono queste regole a trasformare la conoscenza tecnica e commerciale dell’azienda in un processo che può guidare l’utente verso configurazioni valide.
Consideriamo un produttore di macchine industriali.
La scelta di una determinata dimensione potrebbe richiedere una specifica motorizzazione. Una maggiore velocità produttiva potrebbe rendere necessario un sistema di alimentazione differente. Un optional potrebbe essere incompatibile con un’altra configurazione oppure disponibile soltanto per determinati modelli.
Le relazioni possono essere espresse attraverso logiche come:
se viene selezionato A, è necessario B;
C non può essere utilizzato insieme a D;
E è disponibile soltanto per la famiglia F;
oltre una determinata dimensione deve essere utilizzato il componente G.
Quando le varianti sono poche, queste regole possono essere conosciute direttamente dai commerciali o verificate attraverso un catalogo.
Quando diventano centinaia o migliaia, affidarsi esclusivamente alla conoscenza delle persone diventa più difficile.
Un software CPQ permette di formalizzare queste relazioni e utilizzarle durante la configurazione.
L’obiettivo non è sostituire la competenza tecnica, ma rendere disponibile in modo strutturato quella parte di conoscenza che può essere trasformata in regole.
Perché le configurazioni di prodotto diventano complesse
La complessità non dipende soltanto dal numero di componenti disponibili.
Dipende soprattutto dalle relazioni tra le possibili scelte.
Supponiamo che un prodotto abbia dieci caratteristiche configurabili e che per ciascuna esistano diverse alternative.
Il numero teorico delle combinazioni può crescere rapidamente, ma soltanto una parte di queste sarà realmente producibile o commercialmente sensata.
Alcune combinazioni saranno incompatibili. Altre richiederanno componenti aggiuntivi. Alcune saranno disponibili soltanto in determinati mercati o per specifiche famiglie di prodotto.
A questo si aggiungono le richieste dei clienti.
Il prodotto configurato può dover rispettare determinate prestazioni, dimensioni, normative o condizioni di utilizzo. Una scelta effettuata all’inizio del processo può quindi condizionare molte delle opzioni disponibili successivamente.
Per il commerciale il problema diventa duplice.
Da una parte deve trovare la soluzione che soddisfa l’esigenza del cliente. Dall’altra deve assicurarsi che la configurazione proposta sia effettivamente realizzabile.
Quando questa verifica richiede continuamente il coinvolgimento dell’ufficio tecnico, il processo di vendita rallenta.
Il CPQ cerca di ridurre questa dipendenza rendendo disponibili durante la configurazione le regole già conosciute dall’organizzazione.
Dalla conoscenza delle persone alle regole di configurazione
In molte aziende la capacità di configurare correttamente un prodotto dipende inizialmente dall’esperienza.
Un commerciale senior sa quali combinazioni proporre perché conosce il prodotto da anni. Un progettista ricorda che una determinata variante richiede un componente specifico. Un responsabile sa quali personalizzazioni sono già state realizzate in passato.
Questa conoscenza ha un grande valore, ma presenta un limite: rimane legata alle persone che la possiedono.
Di conseguenza, due commerciali possono affrontare la stessa richiesta in modo differente.
Uno può sapere immediatamente quale configurazione proporre, mentre un altro deve coinvolgere l’ufficio tecnico per ottenere la stessa risposta.
Formalizzare le regole significa trasformare progressivamente questa conoscenza in un patrimonio utilizzabile dall’organizzazione.
Il sistema può guidare anche un utente meno esperto, restringendo le possibilità sulla base delle scelte precedenti e segnalando eventuali incompatibilità.
Questo rende più uniforme il processo commerciale e permette alle competenze tecniche di essere utilizzate soprattutto nei casi in cui generano maggiore valore.
Dal configuratore Excel al software CPQ
Molte aziende iniziano a strutturare la configurazione dei prodotti attraverso fogli Excel.
È una scelta comprensibile.
Excel permette di creare formule, tabelle, menu di selezione e logiche condizionali senza introdurre immediatamente un nuovo sistema.
Per prodotti relativamente semplici può essere sufficiente.
Le difficoltà emergono quando aumentano varianti, regole, utenti e frequenza degli aggiornamenti.
Un file può essere copiato e modificato. Possono circolare contemporaneamente versioni differenti. Alcune formule possono diventare difficili da mantenere e non sempre è immediato capire quale logica abbia portato a un determinato risultato.
A questo si aggiunge il problema della distribuzione.
Se una regola tecnica cambia, bisogna assicurarsi che tutte le persone che configurano il prodotto utilizzino la versione aggiornata.
Il limite non è quindi Excel in quanto tale.
È la difficoltà di utilizzare un file come fonte condivisa e governata delle regole di configurazione quando la complessità cresce.
Un CPQ permette di spostare queste logiche all’interno di un processo strutturato.
Le regole possono essere gestite centralmente e applicate in modo coerente alle configurazioni generate dagli utenti.
La transizione può quindi essere vista come un percorso di maturità:
conoscenza individuale → fogli di calcolo → configurazione strutturata → CPQ
Non tutte le aziende devono necessariamente percorrerlo fino all’ultimo livello.
La necessità di un CPQ emerge quando la complessità rende difficile mantenere affidabile e scalabile il metodo precedente.
Prodotti standard, configurabili e speciali
Per capire dove un CPQ produce maggiore valore è utile distinguere tra differenti tipi di richiesta.
Un prodotto standard può essere venduto attraverso un codice già definito, senza richiedere particolari attività di configurazione.
Un prodotto configurabile permette invece di combinare caratteristiche e opzioni all’interno di un insieme di regole conosciute.
Infine esistono le richieste speciali, che escono almeno in parte dal perimetro già codificato.
Questa distinzione è importante perché il CPQ è particolarmente efficace nel secondo caso.
Se una configurazione rientra nelle regole definite, il sistema può guidare il commerciale senza richiedere ogni volta una verifica tecnica.
Se invece il cliente richiede qualcosa che non è previsto dalle regole, il processo deve riconoscere l’eccezione e indirizzarla verso chi può valutarla.
Un buon processo di configurazione non deve quindi cercare di trasformare artificialmente ogni richiesta in uno standard.
Deve permettere di distinguere rapidamente ciò che è già configurabile da ciò che richiede una decisione tecnica.
Come gestire le richieste speciali con un CPQ
Le richieste speciali rappresentano uno dei punti più delicati per le aziende che vendono prodotti complessi.
Il cliente può chiedere una dimensione non prevista, una prestazione superiore allo standard, un componente specifico oppure una modifica della configurazione abituale.
In un processo non strutturato, il commerciale raccoglie la richiesta e la trasferisce all’ufficio tecnico, spesso tramite e-mail.
Il tecnico deve interpretare ciò che è stato richiesto, recuperare le informazioni necessarie, verificare la fattibilità e comunicare la risposta.
Se la richiesta viene approvata, bisogna poi determinare prezzo, tempi e conseguenze sulla configurazione.
Il problema aumenta quando situazioni simili si ripetono.
Una soluzione speciale già progettata potrebbe essere trattata nuovamente come se fosse completamente nuova perché non è semplice recuperare la decisione precedente.
Un processo CPQ può aiutare innanzitutto a identificare il confine tra standard ed eccezione.
Quando la richiesta supera le regole disponibili, può essere avviato un percorso di valutazione specifico anziché tentare di forzarla all’interno di una configurazione standard.
Una volta valutata, l’azienda può anche decidere se quella soluzione debba rimanere un’eccezione oppure diventare una nuova opzione configurabile.
Si crea così un meccanismo interessante:
richiesta speciale → valutazione tecnica → soluzione → eventuale nuova regola di configurazione
In questo modo l’esperienza maturata attraverso le eccezioni può progressivamente ampliare la conoscenza disponibile nel processo commerciale.
Un esempio di utilizzo di un software CPQ
Consideriamo un’azienda che produce linee automatiche di confezionamento.
Il cliente richiede una macchina capace di lavorare un determinato formato di prodotto, con una specifica velocità produttiva e alcuni optional relativi a controllo qualità e movimentazione.
Senza un CPQ, il commerciale potrebbe partire da un modello simile già venduto, consultare il listino, verificare alcune opzioni attraverso documentazione tecnica e infine inviare la configurazione all’engineering per avere conferma.
Se emerge un’incompatibilità, la proposta deve essere modificata e verificata nuovamente.
Vediamo invece come potrebbe svolgersi il processo attraverso un software CPQ.
1. Il commerciale inserisce le esigenze del cliente
Il processo parte dai parametri realmente rilevanti per la scelta.
Per esempio: formato del prodotto, capacità richiesta, velocità, ambiente di installazione e funzionalità aggiuntive.
Il sistema utilizza queste informazioni per restringere progressivamente le alternative disponibili.
2. Il CPQ propone le configurazioni compatibili
Sulla base delle regole definite, vengono escluse le combinazioni che non possono soddisfare i requisiti.
Se una determinata velocità richiede una motorizzazione più potente, questa viene resa obbligatoria.
Se un optional è incompatibile con la configurazione selezionata, non viene proposto oppure viene segnalato il conflitto.
Il commerciale non deve quindi verificare manualmente ogni relazione tecnica.
3. Viene individuata una richiesta non standard
Durante la configurazione il cliente richiede un sistema di alimentazione differente da quelli previsti.
Il CPQ riconosce che la richiesta non rientra nelle configurazioni disponibili.
A questo punto non dovrebbe inventare una soluzione.
La richiesta viene indirizzata all’ufficio tecnico insieme alle informazioni già raccolte durante la configurazione.
L’engineering può così concentrarsi sulla specifica eccezione, senza dover ricostruire l’intera esigenza commerciale.
4. L’ufficio tecnico valuta l’eccezione
I progettisti verificano che il sistema richiesto possa essere integrato e definiscono le eventuali modifiche necessarie.
La soluzione viene approvata e il suo impatto economico viene reso disponibile al processo commerciale.
Se l’azienda ritiene che la stessa richiesta possa presentarsi nuovamente, può decidere di trasformarla in una nuova opzione o regola configurabile.
5. Il prezzo viene aggiornato
La configurazione completa viene valorizzata considerando macchina base, optional, componenti e personalizzazioni approvate.
Il commerciale può quindi lavorare sul prezzo partendo da una configurazione che è già stata verificata.
6. Viene generata l’offerta
Il CPQ utilizza le informazioni raccolte durante il processo per produrre l’offerta.
Il cliente riceve così una proposta costruita su una configurazione tecnicamente valida e coerente con il prezzo determinato.
Cosa cambia per commerciale e ufficio tecnico
Uno degli effetti più importanti del CPQ riguarda il rapporto tra vendite ed engineering.
L’obiettivo non dovrebbe essere separare i due reparti.
Al contrario, il CPQ può rendere più chiaro quando è realmente necessario che collaborino.
Senza regole strutturate, il commerciale può essere costretto a chiedere all’ufficio tecnico conferme anche per configurazioni già vendute molte volte.
L’engineering diventa così una sorta di punto di controllo obbligatorio per il processo di offerta.
Con un CPQ, le verifiche ripetitive possono essere incorporate nelle regole.
Il commerciale acquisisce maggiore autonomia sulle configurazioni conosciute, mentre i tecnici possono concentrarsi sulle richieste che richiedono realmente analisi, progettazione o valutazione del rischio.
Non significa eliminare l’interazione tra vendite e progettazione.
Significa spostarla dalle verifiche ripetitive alle decisioni che richiedono competenza tecnica.
Quando un’azienda ha bisogno di un CPQ
Non esiste una soglia universale oltre la quale sia necessario introdurre un CPQ.
Esistono però alcuni segnali ricorrenti.
La preparazione delle offerte richiede frequenti verifiche con l’ufficio tecnico. I commerciali utilizzano configuratori o fogli Excel complessi. Le regole dipendono molto dall’esperienza delle singole persone. Gli errori di configurazione vengono scoperti dopo l’invio dell’offerta o, peggio, dopo l’acquisizione dell’ordine.
Un altro segnale è la difficoltà nel gestire le varianti.
Se ogni nuova opzione rende più complicato mantenere listini, documentazione e strumenti di configurazione, la complessità sta probabilmente crescendo più rapidamente del processo utilizzato per governarla.
Anche il tempo necessario per produrre un’offerta è indicativo.
Quando la maggior parte del tempo non viene impiegata per comprendere il cliente o costruire la proposta commerciale, ma per verificare internamente se ciò che si vuole proporre sia corretto, esiste un problema di gestione della conoscenza di prodotto.
Il CPQ diventa particolarmente rilevante per aziende che lavorano secondo logiche Configure-to-Order, dove il cliente sceglie tra opzioni predefinite, ma può essere utile anche in contesti più vicini all’Engineer-to-Order, purché sia chiaro quali parti della soluzione possano essere standardizzate e quali debbano rimanere oggetto di progettazione.
La domanda da porsi, quindi, non è semplicemente:
“Abbiamo molti prodotti?”
ma piuttosto:
“Quanto è complesso trasformare ciò che il cliente richiede in una configurazione valida, quotabile e producibile?”
È questa complessità, più del numero di codici a catalogo, a determinare il valore potenziale di un processo CPQ.
CPQ, CRM, PLM ed ERP: come si collegano
Un CPQ raramente opera in modo completamente isolato.
Il processo di configurazione e offerta si trova infatti in un punto di collegamento tra il mondo commerciale e quello tecnico-operativo dell’azienda.
Da una parte esistono informazioni sul cliente, sull’opportunità e sulla trattativa. Dall’altra ci sono dati relativi a prodotti, componenti, configurazioni, costi, ordini e produzione.
Per questo, soprattutto nelle aziende manifatturiere, è utile comprendere la relazione tra CRM, CPQ, PLM ed ERP.
CRM: cliente e opportunità commerciale
Il CRM (Customer Relationship Management) gestisce principalmente le informazioni relative a clienti, contatti e opportunità commerciali.
Permette di sapere chi è il cliente, quali trattative sono aperte, quali attività commerciali sono state svolte e in quale fase si trova un’opportunità.
Quando la trattativa richiede la definizione di un prodotto configurato, il CPQ può utilizzare queste informazioni come punto di partenza.
CPQ: configurazione, prezzo e offerta
Il CPQ interviene nel momento in cui l’esigenza commerciale deve essere trasformata in una proposta concreta.
Il suo compito è guidare la configurazione, applicare le regole previste, determinare il prezzo e produrre l’offerta.
Rappresenta quindi un collegamento importante tra ciò che il cliente richiede e ciò che l’azienda è in grado di vendere.
PLM: informazioni e processi di prodotto
Il PLM (Product Lifecycle Management) governa le informazioni e i processi legati al prodotto lungo il suo ciclo di vita.
Il collegamento con il CPQ diventa particolarmente importante quando le regole utilizzate durante la configurazione dipendono da informazioni tecniche oppure quando una richiesta commerciale genera una modifica o una nuova soluzione di prodotto.
Pensiamo alle richieste speciali viste in precedenza.
Il CPQ può identificare che una richiesta non rientra nelle configurazioni standard, ma la valutazione tecnica e l’eventuale evoluzione del prodotto appartengono a un processo più ampio.
Quando CPQ e PLM sono collegati, diventa più semplice mantenere continuità tra configurazione commerciale e conoscenza tecnica di prodotto.
ERP: ordine e processi operativi
L’ERP (Enterprise Resource Planning) gestisce invece molte delle informazioni necessarie ai processi operativi dell’azienda: ordini, acquisti, disponibilità, pianificazione, costi e produzione.
Una volta accettata l’offerta, la configurazione venduta deve poter proseguire verso le attività necessarie per realizzarla e consegnarla.
Anche in questo caso evitare inserimenti manuali e ricostruzioni delle informazioni può ridurre errori e tempi.
La logica complessiva può quindi essere rappresentata così:
CRM → CPQ → PLM / ERP
Non significa che tutte le aziende debbano avere necessariamente questi quattro sistemi o che il flusso sia sempre perfettamente lineare.
Il punto è un altro: le informazioni generate durante la vendita non dovrebbero perdere continuità quando il processo passa alle funzioni tecniche e operative.
Perché integrare il CPQ con gli altri sistemi aziendali
Un CPQ può rendere molto efficiente la configurazione e continuare comunque a produrre un processo complessivamente fragile se le informazioni devono essere copiate manualmente nei sistemi successivi.
Immaginiamo che il commerciale abbia completato una configurazione composta da decine di opzioni.
Se, dopo l’acquisizione dell’ordine, un’altra persona deve reinterpretare l’offerta e inserire nuovamente le informazioni nel gestionale, parte del vantaggio ottenuto attraverso il CPQ viene perso.
Ogni trasferimento manuale introduce inoltre una possibilità di errore.
Un codice può essere riportato in modo errato, un optional dimenticato oppure una nota tecnica interpretata diversamente.
L’integrazione serve quindi a preservare la continuità dell’informazione.
La configurazione definita durante la vendita può diventare un’informazione utilizzabile dalle fasi successive senza dover essere ricostruita da zero.
Questo principio è particolarmente importante per le aziende che realizzano prodotti complessi o fortemente configurabili, dove ciò che viene deciso durante la fase commerciale può avere conseguenze dirette su progettazione, approvvigionamento e produzione.
Quali sono i vantaggi di un software CPQ
I benefici di un CPQ dipendono naturalmente dalla complessità del prodotto e dal processo di vendita dell’azienda.
Il primo effetto riguarda generalmente il tempo necessario per elaborare un’offerta.
Quando le regole conosciute vengono applicate direttamente durante la configurazione, diminuiscono le verifiche manuali e gli scambi necessari per confermare le configurazioni standard.
Ma la velocità è soltanto una parte del risultato.
Maggiore coerenza delle configurazioni
Guidando l’utente attraverso regole e dipendenze, il CPQ riduce il rischio di proporre combinazioni incompatibili o incomplete.
Il controllo avviene durante la configurazione e non soltanto dopo che l’offerta è stata preparata.
Maggiore autonomia commerciale
Le conoscenze ripetibili possono essere rese disponibili direttamente durante il processo di vendita.
Il commerciale può quindi gestire autonomamente una quota maggiore delle configurazioni standard senza dover richiedere continuamente conferme all’engineering.
Meno attività ripetitive per l’ufficio tecnico
L’ufficio tecnico non scompare dal processo.
Cambia il tipo di attività su cui viene coinvolto.
Le verifiche standardizzabili vengono incorporate nelle regole, mentre progettisti e tecnici possono concentrarsi sulle richieste che richiedono realmente una valutazione.
Maggiore coerenza tra prodotto e prezzo
Configurazione e pricing fanno parte dello stesso processo.
Una variazione nelle caratteristiche del prodotto può quindi essere collegata alle relative conseguenze economiche, riducendo la necessità di calcoli separati.
Maggiore continuità dopo l’offerta
Quando il CPQ è integrato con gli altri sistemi aziendali, le informazioni generate durante la configurazione possono essere riutilizzate nelle fasi successive.
Il valore del CPQ non si limita quindi necessariamente al reparto commerciale.
Può contribuire a rendere più affidabile il passaggio dalla vendita all’esecuzione dell’ordine.
Come scegliere un software CPQ
La scelta di un software CPQ dovrebbe partire dalla complessità che l’azienda deve governare, non dal numero di funzionalità presenti nella piattaforma.
Un primo elemento da analizzare riguarda la struttura del prodotto.
Quante varianti esistono? Quali relazioni ci sono tra le opzioni? Quanto frequentemente cambiano le regole? Quanto è semplice distinguere una configurazione standard da una richiesta speciale?
Un secondo aspetto riguarda il processo commerciale.
È importante capire chi configura il prodotto, quali informazioni possiede, quando deve coinvolgere l’ufficio tecnico e quali approvazioni sono necessarie prima dell’invio dell’offerta.
Bisogna poi considerare il pricing.
Se il prezzo dipende da numerose variabili, condizioni commerciali o eccezioni, il sistema deve essere in grado di rappresentare queste logiche senza trasformare ogni variazione in un intervento manuale.
Un ulteriore criterio riguarda le integrazioni.
Il CPQ deve inserirsi all’interno dell’ecosistema informativo esistente. Diventa quindi importante capire quali dati debba ricevere da CRM, ERP, PLM o altri sistemi e quali informazioni debba restituire.
Infine c’è un aspetto spesso più importante delle singole funzionalità: la manutenibilità delle regole.
Un configuratore è utile finché rappresenta correttamente ciò che l’azienda può vendere.
Prodotti e listini cambiano, vengono introdotte nuove opzioni e alcune configurazioni diventano obsolete.
Il sistema deve quindi poter evolvere insieme all’offerta dell’azienda.
Implementare un CPQ: il software viene dopo le regole
Uno degli errori possibili nell’introduzione di un CPQ è partire direttamente dalla tecnologia.
Prima di configurare il sistema bisogna comprendere e formalizzare le logiche che oggi governano il processo.
Quali caratteristiche può scegliere il cliente?
Quali opzioni dipendono da altre?
Quali combinazioni non sono ammesse?
Quando serve l’intervento dell’ufficio tecnico?
Come viene determinato il prezzo?
Quali eccezioni devono essere approvate?
Molte di queste regole esistono già nell’organizzazione, ma non necessariamente in forma esplicita.
Possono essere distribuite tra documenti, fogli Excel, procedure e soprattutto conoscenze individuali.
L’implementazione di un CPQ diventa quindi anche un’occasione per rendere esplicita la conoscenza utilizzata per vendere e configurare il prodotto.
È un passaggio fondamentale.
Se le regole iniziali sono incomplete o incoerenti, il sistema rischia semplicemente di automatizzare quelle stesse incoerenze.
Per questo un progetto CPQ dovrebbe partire dal processo e dalla conoscenza di prodotto:
analizzare → formalizzare le regole → strutturare il processo → configurare il sistema → integrare → verificare
La tecnologia permette poi di rendere queste logiche utilizzabili e scalabili.
Il CPQ non elimina la complessità: la governa
È importante anche chiarire cosa un CPQ non può fare.
Un prodotto complesso rimane complesso.
Se esistono migliaia di possibili combinazioni, numerose dipendenze tecniche e frequenti richieste speciali, il software non elimina queste caratteristiche.
Permette però di rappresentarle attraverso regole e processi controllabili.
La differenza è significativa.
Senza una struttura, la complessità viene gestita dalle persone attraverso esperienza, verifiche manuali e comunicazioni.
Con un processo CPQ, una parte di quella conoscenza viene formalizzata e resa disponibile nel momento in cui serve.
Lo stesso vale per le eccezioni.
Il sistema non deve necessariamente impedire tutto ciò che non è standard. Deve essere in grado di riconoscere quando una richiesta supera il perimetro delle regole e richiede una valutazione diversa.
Il risultato non è quindi un processo completamente automatico.
È un processo nel quale automazione e competenza umana vengono utilizzate nei punti in cui producono maggiore valore.
Dal processo alla soluzione CPQ
Quando configurazioni, varianti e regole diventano difficili da gestire attraverso strumenti manuali, strutturare il processo attraverso un CPQ può consentire di ridurre il lavoro necessario per trasformare una richiesta in un’offerta corretta.
Il punto di partenza dovrebbe però rimanere sempre lo stesso: comprendere come l’azienda configura oggi i propri prodotti, quali conoscenze utilizza e dove si concentrano le principali difficoltà.
Solo successivamente è possibile tradurre queste esigenze in una soluzione tecnologica.
Per le aziende che vogliono approfondire questo passaggio, Mirve propone una soluzione CPQ per la configurazione di prodotti complessi e la gestione del processo di offerta, integrabile con l’ecosistema informativo aziendale.
CPQ: dalla richiesta del cliente a un’offerta configurabile e producibile
Il CPQ – Configure, Price, Quote nasce per governare uno dei passaggi più delicati nella vendita di prodotti complessi: trasformare ciò che il cliente richiede in qualcosa che l’azienda possa effettivamente configurare, prezzare e offrire.
Quando prodotti e varianti sono pochi, questo processo può essere gestito attraverso esperienza, listini e strumenti relativamente semplici.
Con l’aumento della complessità, però, crescono anche le regole da conoscere, le verifiche necessarie e il rischio che commerciale e ufficio tecnico debbano continuamente ricostruire le stesse informazioni.
Un software CPQ permette di formalizzare la parte ripetibile di questa conoscenza e utilizzarla direttamente durante la configurazione.
Il commerciale viene guidato verso combinazioni valide, il prezzo rimane collegato a ciò che viene configurato e l’offerta nasce dalle informazioni già utilizzate durante il processo.
Le richieste speciali continuano invece a coinvolgere le competenze necessarie, evitando di confondere standardizzazione con rigidità.
Il valore del CPQ non consiste quindi semplicemente nel generare preventivi più velocemente.
Consiste nel creare continuità tra tre elementi che, nelle aziende che vendono prodotti complessi, devono rimanere strettamente collegati:
ciò che il cliente chiede, ciò che l’azienda vende e ciò che l’azienda è realmente in grado di realizzare.
